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NOVO BC | Liveübertragung interner Veranstaltungen

Mitarbeiterveranstaltungen während der Coronakrise – Diese Aufgabe stellt auch grössere Unternehmen mit integrierten Prozessen vor neue Herausforderungen. Die NOVO Business Consultants AG entschied sich eine bevorstehende Mitarbeiterveranstaltungen digital mit einer Liveübertragung zu streamen und holte das AB3 Kollektiv mit an Bord. Zwischenzeitlich streamen sie zum Schutz ihrer Mitarbeitenden sämtliche Veranstaltungen live.

Das Vorhaben einer Liveübertragung gewinnt an Komplexität, sobald die internen Vorschriften über die Datensicherheit eingehalten werden müssen. Herausforderungen, die wir bei AB3 besonders im Bereich Live Produktionen kennen und lieben. Bereits einige Wochen vor Projektstart konnten die Anforderungen, Zuständigkeitsbereiche und Ideen in einem Kick-Off Meeting besprochen werden. Das Projekt entwickelte sich in eine kollaborative Zusammenarbeit zwischen der zuständigen NOVO Business Consultants Kommunikations- und Marketingabteilung, unserer Produktionspartnern und dem AB3 Kollektiv. 

Projektplanungsphase

Liveübertragungen bringen grosse Mehrwerte mit sich. Besonders dann, wenn eine Interaktion zwischen Darstellern/Rednern und Zuschauern möglich ist. Diesen Grundsatz verfolgten wir auch bei der Projektplanung und beschlossen, uns der Idee des virtuellen Bürorundgangs zu stellen. So produzierten wir rund eine Woche vor der Liveschaltung einen virtuellen Bürorundgang mit Daniel Kalman. Dank seiner grossen Erfahrung konnten wir den Rundgang durch die verschiedenen Räumlichkeiten mit Mitarbeitern der NOVO BC AG kombinieren und innert wenigen Stunden hatten wir die verschiedenen Szenen im Kasten. Eine Idee, die in den Grundsätzen bestehend war und vor Ort effektiv und dank einem kreativen Kollektiv an Experten finalisiert werden konnte.

Während Propix (Filmproduktion und Tontechnik) den virtuellen Rundgang und die Mitarbeiterinformation finalisierten, widmeten sich unsere IT-Fachspezialisten der ultrastark AG einer ganz anderen Aufgabe.

Serverstandorte und Authentifizierung

Aufgrund der bestehenden Datenrichtlinien der NOVO BC war es uns nicht möglich, auf den üblichen Streamingplattformen wie Vimeo, Youtube oder eines sonst gängigen Anbieters streamen zu können. Die Produktion sollte ausschliesslich auf schweizerischen Servern erfolgen. So implementierte man einerseits eine neue Streamingplattform, andererseits integrierte man die Umfrage und Chatfunktionen zur Gewährleistung der Interaktivität. Zusätzlich wurde eine zweistufige User-Authentifizierung integriert. Neben einer persönlichen Einladungen gilt es bei Eintritt auf den Stream ein auf den eingeladenen User spezifisches individuelles Passwort einzugeben.

Projektdurchführung

Sechs Referenten informierten die 180 an einem Freitagnachmittag anwesenden Mitarbeitenden ungewohnt anders – virtuell. Auffrischend wurde der virtuelle Bürorundgang mit einer interaktiven Umfrage über die neuen Büronamen integriert. Für die geübten Referenten aus dem Verwaltungsrat, der Geschäftsleitung oder aus anderen Bereichen der Unternehmung, war es eine neue Erfahrung. Die Regie erfolgte über AB3, wodurch es den Referenten möglich war, sich auf Ihre Kernaufgabe zu konzentrieren.

Die Produktion lief planmässig und gemäss Agenda – rund drei Stunden lang. Jede neue Minute merkte man spürbar, wie sich die Referenten wohler fühlten. Dies schien auch das digitale Publikum zu bemerken und fühlten sich ihrerseits auch wohl. Der Chat lief heiss.

Die geplante Pause wurde, wie auch bei den üblichen Mitarbeiterveranstaltungen, normal durchgeführt – diesmal jedoch mit Backstage-Bildern, Lounge-Musik und mit einem Gong beendet. Die ganze Produktion erfolgte am Standort der NOVO Business Consultants in Bern unter Einhaltung der aktuellen Corona-Sicherhietsmassnahmen. Der Support erfolgte direkt über zwei Projektmitglieder seitens NOVO. Kompetent standen sie während der Produktion als Bindeglied zwischen Produktion und Mitarbeitenden Red und Antwort.

Bitte noch einmal

Die Liveübertragung der Mitarbeiterveranstaltung schien die logische Konsequenz aufgrund der aktuellen Situation. Der Aufwand zur Realisierung war nicht zu unterschätzen, hat sich aber gelohnt. Das Feedback war positiv.

Zwischenzeitlich produzierte man bereits dreimal live bei NOVO. Weitere Produktionen sind in Planung. Die etwas individuellen Investitionen haben sich definitiv gelohnt, auch wenn es anfangs nicht klar war, für wie viele Produktionen entsprechende Massnahmen notwendig sein werden.

Für NOVO war es wichtig, dass die Produktion zu ihrer Unternehmensphilosophie passt und die Mitarbeitenden sich wohl fühlen. Bei der Zusammenarbeit begegnete man sich professionell und auf Augenhöhe. Das Resultat war eine innovative Lösung, die NOVO ihren Mitarbeitenden digital präsentieren konnte. 

Seilschaft

  • Projektmanagement:  Marco, AB3
  • Livestream: Diego, ultrastark
  • Bauchbinden:  Jacqueline, AB3
  • Inhalt, Umfrage:  Claudia, Evelyne – NOVO
  • Vorproduktion Film inkl. Skript:  Ivica, Propix // Marco, AB3
  • Kamera und Ton: Ivica, Propix
Client
NOVO Business Consultants

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